Manfaat dan Kekurangan Email untuk Komunikasi Bisnis

Email merupakan salah satu alat komunikasi yang paling sering digunakan di kantor saat ini. Namun, meskipun email masih menjadi media pilihan bagi banyak individu, bisnis menemukan bahwa dampak negatifnya lebih besar daripada manfaatnya jika mereka tidak melakukan upaya untuk meningkatkan komunikasi email.

Manfaat Email untuk Komunikasi Internal

1. Email adalah layanan gratis. Tidak ada biaya tambahan untuk mengirim dan menerima pesan setelah Anda terhubung ke internet.
2. Email aman. Mengirim pesan semudah mengklik tombol setelah Anda selesai menulisnya. Email dikirim, dan dilihat hampir seketika, terutama jika sistem email terhubung ke jaringan.
3. Emailnya langsung. Hal ini sederhana untuk digunakan. Menulis, mengirim, dan menerima pesan sangat mudah setelah akun Anda disiapkan. Email juga memungkinkan akses yang sederhana dan cepat ke informasi dan koneksi.
4. Email menyediakan referensi cepat. Pesan yang dikirim dan diterima dapat disimpan dan dilihat dengan aman dan mudah. Jauh lebih mudah untuk melalui komunikasi email lama daripada melalui catatan kertas lama.
5. Email dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet. Anda dapat mengakses kotak masuk dan membaca pesan Anda baik di kantor, di lapangan, atau bahkan di luar negeri.
6. Email tanpa kertas, yang baik untuk lingkungan. Anda tidak hanya dapat menghemat harga kertas, tetapi Anda juga dapat mengurangi kerusakan lingkungan yang disebabkan oleh penggunaan kertas.
7. Email memungkinkan transmisi komunikasi secara luas. Anda dapat mengirim satu pesan ke banyak orang sekaligus, menjadikannya media yang sangat baik untuk menyampaikan pesan Anda di luar sana.
8. Email menyediakan akses langsung ke informasi dan file. Anda dapat memilih untuk mengirim file ke email diri sendiri dan menyimpan komunikasi sehingga Anda memiliki jejak obrolan dan interaksi online jika Anda membutuhkannya di masa mendatang.
9. Email internal, di sisi lain, menawarkan keuntungan dan kerugian, terutama jika sistem peringatan email tidak dapat diakses di kantor.

Kekurangan Menggunakan Email untuk Komunikasi Internal

1. Email berpotensi menciptakan informasi yang berlebihan. Beberapa pesan mungkin diabaikan atau dibuang, terutama jika ada banyak pesan yang masuk dan jaringan belum memasukkan sistem peringatan email dengan PC yang bekerja.
2. Email tanpa sentuhan manusia. Sementara komunikasi tertentu harus ditulis dan diketik, yang lain harus dikomunikasikan secara lisan atau tertulis dengan tangan dalam catatan atau surat.
3. Email mungkin mengganggu. Membaca setiap email mungkin memakan waktu dan merepotkan di tempat kerja. Penggunaan sistem peringatan email mengurangi jumlah gangguan.
4. Email tidak dapat diabaikan untuk waktu yang lama. Masalah dengan email adalah membutuhkan perawatan rutin. Jika Anda mengabaikannya, semakin banyak pesan yang akan masuk ke kotak masuk Anda hingga tidak dapat dikelola lagi.
5. Miskomunikasi dapat terjadi melalui email. Karena kurangnya komunikasi nonverbal melalui email, penerima mungkin salah memahami maksud pengirim. Ini terutama benar ketika pengirim mengabaikan untuk meninjau komunikasi mereka sebelum mengirimnya.
6. Virus dapat ditularkan melalui email. Adalah bijaksana untuk menyadari potensi ini sehingga Anda mungkin berhati-hati saat membuka komunikasi dari pengirim yang tidak dikenal atau mengunduh file.
7. Email harus dibuat singkat dan to the point. Ini sangat sulit jika Anda cenderung mengirim teks yang panjang.
8. Email membutuhkan jawaban cepat. Sementara beberapa individu mengabaikan komunikasi, komunikasi yang perlu ditanggapi harus dilakukan segera setelah diterima dan dibaca. Jika tidak, pesan penting dan penting mungkin tidak terjawab.

Meningkatkan Komunikasi Email Organisasi

Email, suka atau tidak suka, kemungkinan akan ada untuk waktu yang lama. Keberadaan korporat tidak harus menjadi penderitaan jika Anda berupaya membuatnya lebih sukses untuk bisnis Anda, memahami kekuatan dan batasannya, serta menggunakannya bersama alat dan saluran komunikasi internal lainnya. Meningkatkan komunikasi email secara aktif akan menjadikannya alat komunikasi internal yang jauh lebih berguna.

Komunikasi email yang efektif di tempat kerja dimungkinkan jika norma yang jelas untuk penggunaan email yang dapat diterima ditetapkan untuk pekerja. Contohnya sebagai berikut:

• • Mengurangi penggunaan email jika ada alternatif yang lebih efektif, seperti bertatap muka dengan rekan kerja, memanfaatkan instant messenger, bertukar pikiran di platform proyek, dan sebagainya.
• Karyawan tidak boleh mengeklik “balas semua” atau mengirim email satu kata yang berlebihan seperti “ok” atau “terima kasih”.
• Email hanya boleh dikirim ke pekerja yang membutuhkan.
• Membatasi akses bagi mereka yang dapat mengirim email ke semua orang di perusahaan.
• Mendorong staf untuk menggunakan “kotak masuk nol” atau solusi pemotongan email serupa.
• Menggunakan baris subjek langsung yang dapat dibaca orang dan dengan cepat memahami isi email tersebut.
• Komunikasi email harus lugas, singkat, dan sederhana.
• Menuntut agar email ditulis dan dikoreksi dengan benar.
• Dorong pekerja untuk menghapus email yang tidak perlu dan menyiapkan prosedur arsip yang kuat untuk menyimpan email penting yang mungkin mereka perlukan di masa mendatang.

Anda dapat mengatasi manfaat email dalam komunikasi di tempat kerja dengan menggunakan sistem peringatan, seperti DeskAlerts, untuk mem-bypass email dan mengirimkan pesan langsung ke PC untuk komunikasi mendesak dan dalam situasi di mana semua orang perlu melihat pesan yang Anda kirim.