7 Jenis Formulir Keuangan untuk Transaksi Bisnis

Lebih banyak dokumen. Dan lebih banyak dokumen. Siapa yang tidak terganggu dengan dokumen?Dalam bisnis, dokumen diperlukan karena merupakan alat penting untuk kelancaran operasi bisnis. Setiap bisnis membutuhkan dokumen, terutama pengusaha pemula. Suka atau tidak suka, perlu untuk mendokumentasikan transaksi dengan benar dan akhirnya melakukan dokumen.

Panduan untuk formulir dan dokumen akuntansi dasar yang dibutuhkan setiap bisnis.

Terlepas dari ukuran perusahaan Anda atau industri apa pun tempat Anda berada atau di mana Anda beroperasi, Anda dan perusahaan lain memiliki tugas yang sama – dan itu adalah dokumentasi. Meskipun perusahaan berbeda dalam proses dokumentasi mereka, tujuan utama tetap sama: (1) untuk membangun pengendalian internal untuk kepentingan perusahaan; dan (2) memberikan bukti atas semua transaksi Perusahaan.

Ukuran dan kompleksitas dokumentasi tergantung pada ukuran dan kompleksitas perusahaan. Semakin besar perusahaan Anda, semakin besar jumlah dokumentasi yang diperlukan. Departemen yang berbeda juga memerlukan formulir dan dokumen yang berbeda sebagai bukti transaksi mereka. Namun, departemen yang paling terdokumentasi dengan baik dan terbukti harus keuangan dan akuntansi. Akuntansi dan keuangan memerlukan kontrol, audit, dan pembuktian yang ketat.
Artikel ini membahas formulir dan dokumen keuangan dan akuntansi dasar dan paling umum yang penting untuk bisnis.

Dokumen internal dan eksternal

Dokumen dan formulir bisa untuk eksternal, internal, atau keduanya.
Dokumen dan formulir eksternal adalah dokumen dan formulir yang terutama dikeluarkan atau diberikan kepada pihak di luar perusahaan sebagai bukti transaksi dengan perusahaan. Beberapa di antaranya termasuk kuitansi resmi, faktur penjualan, pesanan pembelian, dan cek atau voucher tunai.

Dokumen internal, di sisi lain, adalah dokumen yang terutama dibuat dan dipelihara untuk membangun pengendalian dan pemantauan internal. Dokumen-dokumen ini dikeluarkan dan didistribusikan di dalam departemen dan staf sebagai bukti transaksi yang telah terjadi di dalam perusahaan dan di antara staf untuk menelusuri tanggung jawab. Beberapa di antaranya adalah Permintaan Pembelian, Formulir Pembayaran, dan Formulir Likuidasi.

Permintaan untuk membeli

Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang diselesaikan oleh salah satu departemen dalam perusahaan tentang item yang ingin dibeli oleh departemen pembelian untuk mereka. PR dihasilkan secara internal untuk keperluan internal, sehingga perusahaan memutuskan format PR. Rincian penting dalam PR adalah tanggal aplikasi, barang yang dibutuhkan, deskripsi dan jumlahnya. Sebuah PR juga harus disetujui oleh penandatangan yang berwenang. Permintaan pembelian yang disetujui mengarah ke pembuatan pesanan pembelian.

Pesanan pembelian

Pesanan pembelian adalah dokumen eksternal yang dibuat oleh perusahaan yang dikirim ke pemasok yang meminta mereka untuk membeli barang atau menyediakan layanan. Perusahaan berbeda dalam formatnya karena tidak ada peraturan yang mengharuskan tata letak standar. PO standar harus berisi alamat pengiriman, barang yang dipesan, jumlah yang dipesan, dan jumlah total yang harus dibayar. Di bagian vendor, dokumen terkait disebut Sales Order (SO). Salinan PR dan PO telah ditambahkan ke dokumen lain yang disebut Laporan Penerimaan.

Laporan penerimaan

Laporan penerimaan adalah dokumen internal lain yang dibuat oleh departemen penerima yang mengkonfirmasi penerimaan barang atau jasa yang diperoleh perusahaan. Tidak ada tata letak RR yang diperlukan. Itu tergantung pada perusahaan informasi apa yang ingin mereka lihat di RR. Rincian yang paling penting adalah tanggal penerimaan, dalam kondisi apa mereka diterima, siapa yang menerimanya dan ke gudang mana mereka akan disimpan. Rincian tambahan termasuk nomor referensi PO, PR, dan faktur penjualan.

Cek/Voucher Tunai

Cek atau Voucher Tunai adalah dokumen internal yang membuktikan pengeluaran uang dari perusahaan. Ini berisi entri jurnal yang dibuat dalam buku-buku di mana transaksi dicatat. Ini mengacu pada biaya yang dikeluarkan dan termasuk lampiran seperti PO, RR dan faktur penjualan. Cek atau voucher tunai harus disetujui oleh pejabat yang bertanggung jawab dari perusahaan. Penerima pembayaran membubuhkan tanda tangannya pada voucher untuk mengkonfirmasi penerimaan pembayaran.

Resi

Tanda terima adalah dokumen internal yang dihasilkan oleh perusahaan untuk pengiriman barang atau jasa yang diberikan oleh perusahaan kepada pelanggannya. DR berisi data seperti tanggal pengiriman, barang terkirim, dalam jumlah berapa, alamat ketiga dan referensi lain yang dianggap perlu oleh perusahaan. Ketika barang telah dikirim atau layanan diberikan, pelanggan mengkonfirmasi penerimaan di BS. Perusahaan kemudian menggunakan DR resmi sebagai dasar untuk menagih pelanggan melalui dokumen lain yang disebut Faktur Penjualan.

Faktur penjualan

Faktur penjualan atau faktur adalah dokumen eksternal yang diproduksi oleh perusahaan dan dikirim ke pelanggannya untuk menagih mereka atas layanan yang diberikan atau barang yang dibeli. SI berisi informasi yang berkaitan dengan layanan yang diberikan atau barang yang dikirimkan, tanggal pengiriman, nomor PO yang dibuat untuk penjualan, tanggal jatuh tempo jumlah yang harus dibayar, syarat pembayaran, dan syarat lainnya. Tanyakan kepada lembaga pemerintah negara bagian Anda tentang peraturan SI. Regulator pajak di beberapa negara bagian memerlukan pendaftaran resmi SI agar efektif dan mengikat. Beberapa negara bagian lebih lanjut memerlukan akreditasi dan pendaftaran mesin cetak dan produsen yang menyediakan formulir SI untuk perusahaan. Mesin penagihan juga harus terdaftar. Kegagalan untuk mendaftar akan menyebabkan biaya dan denda. Di negara lain, pernyataan faktur dikeluarkan untuk barang yang dikirim, bukan SI dan SI hanya dikeluarkan setelah pembayaran.

Tanda terima resmi

Tanda terima resmi adalah dokumen eksternal lain yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pelanggannya yang menunjukkan tanda terima pembayaran untuk layanan yang diberikan atau barang yang dikirimkan. OR berisi tanggal pembayaran diterima, SI atau pernyataan penagihan yang terkait dengan pembayaran, pembayar, alamat pembayar, pendaftaran federal pembayar, jumlah pajak federal yang disertakan, dan informasi lain apa pun dari otoritas pengatur pajak negara bagian Anda memerlukan. Dari dokumen-dokumen dalam akuntansi, OR adalah yang paling banyak diatur. Perusahaan tidak dapat membuat formulir ATAU sendiri kecuali terdaftar di kantor pajak. Ada juga tanggal kedaluwarsa mengenai keefektifan formulir OR kosong. Di beberapa negara, OR diterbitkan hanya untuk tanda terima pembayaran atas jasa yang diberikan, sedangkan SI diterbitkan untuk tanda terima pembayaran atas barang yang dikirim. Sebaiknya tanyakan kepada instansi pemerintah terkait Anda sebelum menerbitkan atau memproduksi formulir ATAU Anda.

Memiliki sistem pengarsipan untuk keperluan audit dan dokumentasi

Semua bentuk ini dicatat melalui urutan bernomor. Formulir-formulir ini diberikan dalam rangkap dua dan terkadang dalam rangkap tiga untuk memberikan salinan kepada semua yang terlibat. Dokumen-dokumen ini sangat penting selama audit, pertanyaan, pelacakan transaksi dan acara lain yang dianggap perlu oleh perusahaan. Itulah mengapa sangat penting untuk mengatur sistem pengarsipan yang baik dari administrasi ini. Jika Anda seorang pengusaha pemula, sertakan penerapan sistem dokumentasi yang efisien dan efektif dalam daftar tugas Anda.

Saat ini, orang beruntung memiliki pilihan selain cara konvensional untuk menghasilkan dokumen-dokumen ini. Ini mungkin dokumen, tetapi tidak harus di atas kertas. Sekarang ada dokumen digital, sistem database dan formulir online. Tidak ada yang mengalahkan salinan cetak, tetapi Anda dapat menggunakan template gratis di web untuk kebutuhan dokumenter Anda. Selama format memberi Anda informasi yang dibutuhkan bisnis Anda, Anda dapat menggunakan yang terbaik yang dapat Anda temukan.